Description du poste

Notre client est un Groupe d’affichage publicitaire créé il y plus de 35 ans, implanté sur différentes régions du territoire, composé de 70 collaborateurs pour 18 M€ de Chiffre d’affaire.

 

Ce Groupe français, recherche pour sa filiale, entreprise régionale d’affichage publicitaire sur la région Nord depuis 15 ans avec 12 collaborateurs et 3.5 M€ de Chiffre d’affaire :

1 Assistante Administrative et Comptable

Poste basé au Sud de Lille (59)

Sous la Responsabilité du Chef d’agence, vos missions essentielles s’axeront autour des pôles suivants :

Facturation client :

– Etablir les factures clients (LC, affichage, travaux …) à partir des bons de commande saisis dans le logiciel de gestion commercial

– Mettre à jour les clients dans le logiciel de gestion commercial

– Relancer les impayés des clients en fonction des délais de paiement en mettant à jour le tableau de suivi (relances téléphoniques et par courrier)

– Informer le commercial du dossier

– Réaliser les déclarations de créances en cas de RJ ou LJ – Suivre les clients douteux

– Avertir le responsable comptable et le responsable d’agence en cas de difficulté à recouvrer un paiement

Gestion des paiements :

– Contrôler la validité des chèques et des effets clients

– Contrôler le retour des mandats SEPA pour les prélèvements et les transmettre à la responsable comptabilité

– Imputer et suivre les règlements clients

– Rapprocher les règlements clients aux factures correspondantes

– Gérer les inexactitudes des règlements en prenant contact avec les clients pour rectification

– Gérer les litiges clients

– Rechercher la solvabilité des clients douteux

Gestion des factures fournisseurs :

– Contrôler les factures fournisseurs (pointage bon de commande, affichage, ordre de pose …)

– Faire valider les factures par le responsable d’agence

– Envoi des factures au responsable comptable

– Suivi du stock – passage de commande si besoin

– Enregistrement de commande, de baux, paiement des bailleurs

– Suivi des envois des chèques aux bailleurs et pointage des chèques non débités

– Contrôle des TLPE (Taxe sur la Publicité Extérieure) pour envoi au responsable comptable après validation par le responsable d’agence et suivi des TLPE à recevoir

Suivi administratif et RH :

– S’occuper du suivi et de l’organisation des visites médicales des salariés

– Centraliser les demandes d’absences : congés, RTT, événements familiaux… les faire valider au directeur d’agence et les transmettre au responsable comptable

– Mettre à jour quotidiennement le registre unique du personnel

– Contrôler les feuilles d’heure et les envoyer au responsable comptable

– Gérer les frais professionnels : contrôle et envoi au responsable comptable

– Préparation des commissions des commerciaux pour les salaires, envoi au responsable comptable après validation du directeur d’agence

Enfin, votre rôle comporte également différentes tâches annexes, telles que le montage de dossiers commerciaux, la préparation de devis ou l’exécution des commandes d’affichages.

Profil

Issu(e) d’une formation supérieure de type Bac +2 (BTS ou DUT), vous justifiez à minima d’une première expérience en qualité d’assistante incluant des missions comptables.

Rigoureux(euse) et organisé(e), vous recherchez une fonction polyvalente avec des tâches variées au sein d’une petite équipe (8 personnes).

Force de proposition afin d’améliorer les méthodes de fonctionnement et la bonne gestion du service, vous savez travailler en équipe, communiquer et transmettre les informations aux services concernés.

Véritable interface au sein de l’agence, vous savez hiérarchiser les demandes et les impératifs et êtes orienté sens du service client.

Nous recherchons une personne qui dispose d’une certaine aisance dans l’utilisation des outils informatique. Vous serez néanmoins accomapgné(e) sur la prise en main du logiciel métier.

La rémunération se compose d’un salaire fixe sur 35h, accompagné de primes de fin d’année.

Une localisation à proximité au Sud de Lille peut-être facilitante pour les candidat(e)s.

Pour candidater à cette fonction, merci d’adresser sous Réf AAC3D, votre CV ainsi qu’une lettre de motivation manuscrite au Cabinet TURKA, via le lien « Postuler »

Référence du poste:
AAC3D